De 6 horas a 20 minutos por presupuesto
Diseñamos una herramienta de presupuestos a medida para Guanchef, un catering de eventos en Gran Canaria que necesitaba dejar de perder clientes por falta de tiempo.
Cliente
Guanchef
Sector
Catering de eventos
Duración
4 meses
Contexto
Guanchef es un catering de eventos en Gran Canaria. Con un equipo de menos de cinco personas, cubren desde bodas y comuniones hasta rodajes de varias semanas y eventos corporativos. No tienen cocina propia, pero tienen algo más difícil de conseguir: una reputación construida evento a evento.
El reto
Cientos de variables, cero margen de error
Cada presupuesto de Guanchef es un ejercicio de precisión. Vasos, mesas, sillas, bebidas, café, hielo. Todo se calcula al milímetro. Y cada variable cambia según el tipo de evento, el número de personas, si se incluye alcohol o no, si el evento dura un día o quince.
Mario, el fundador, dedicaba entre dos y seis horas a cada presupuesto. Eso significaba una cosa: rechazar clientes. No por falta de capacidad para ejecutar el evento, sino por falta de tiempo para presupuestarlo.
Nuestro enfoque
De MVP a plataforma en tres fases
Entender antes de construir
Empezamos con un proceso de discovery con Mario: emails, reuniones, revisión del flujo completo. Todo hasta tener claro cómo funcionaba cada variable y cada regla de cálculo.
Validar antes de desarrollar
Antes de escribir una línea de código, montamos un MVP con Tally.so y n8n. Lo suficiente para confirmar que el enfoque funcionaba y que Mario podía usarlo en su día a día.
Construir para que crezca
Una vez validado, desarrollamos una plataforma a medida en Laravel con panel de administración conectado a Odoo. Mario puede editar reglas de cálculo, añadir productos nuevos y ajustar precios sin depender de nosotros. El sistema genera el presupuesto directamente en Odoo, listo para validar y exportar como PDF.
Un detalle importante: el sistema soporta eventos multi-día y multi-horario. Un rodaje de quince días con necesidades distintas cada jornada ya no es un problema de cálculo. Es un formulario.
Resultados
Lo que cambió
De 2-6 horas a menos de 20 minutos. por presupuesto, incluso en los más complejos.
Autonomía total. Mario gestiona productos, reglas y precios desde el panel sin necesidad de soporte técnico.
Más capacidad comercial. Ya no rechaza clientes por falta de tiempo para presupuestar.
Eventos complejos resueltos. Rodajes multi-día, eventos con múltiples horarios y configuraciones distintas por jornada.