Factura electrónica obligatoria: guía práctica para pymes

Si tienes una empresa en España, esto te afecta. Da igual que factures 50.000 euros al año o 5 millones. Da igual que seas autónomo o tengas una SL con 30 empleados. La factura electrónica va a ser obligatoria para todas las operaciones entre empresas (B2B). Y los plazos ya están definidos.

El problema no es la obligación en sí. El problema es que la mayoría de pymes y autónomos no saben exactamente qué les van a exigir, cuándo y qué tienen que cambiar en sus sistemas actuales. Y cuando lo descubran a tres meses de la fecha límite, las prisas van a salir caras.

Esta guía te explica todo lo que necesitas saber. Sin lenguaje legal innecesario. Con los plazos concretos, los requisitos técnicos reales y un plan para adaptarte sin que sea un drama.

Qué ha cambiado y por qué ahora

Hay dos normativas que se solapan en el tiempo y que a menudo se confunden. Conviene tenerlas claras desde el principio.

La Ley Crea y Crece

La Ley 18/2022 (conocida como Ley Crea y Crece) estableció que la facturación electrónica sería obligatoria en todas las relaciones comerciales entre empresas y profesionales en España. Es decir, las facturas B2B (de empresa a empresa) dejan de poder enviarse como PDF adjunto en un correo o en papel.

El desarrollo reglamentario llegó con el Real Decreto 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026. Este decreto fija los plazos, los formatos aceptados y los requisitos técnicos.

El Reglamento Verifactu

En paralelo, el Real Decreto 1007/2023 reguló los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación. Es lo que se conoce como Verifactu: un sistema que garantiza que las facturas son íntegras, trazables y no se pueden manipular después de emitirlas.

Verifactu no es lo mismo que la factura electrónica obligatoria, aunque están relacionados. Verifactu afecta al software que usas para facturar. La factura electrónica obligatoria afecta al formato en que envías y recibes facturas.

Las dos cosas van a ser obligatorias. Y los plazos son distintos.

Los plazos concretos

Aquí es donde la mayoría de artículos te pierden con fechas confusas. Vamos a simplificarlo.

Verifactu (tu software de facturación)

Tu programa de facturación tiene que cumplir con los requisitos de Verifactu en estas fechas:

1 de enero de 2027: empresas que presentan el Impuesto sobre Sociedades.
1 de julio de 2027: el resto de obligados tributarios (autónomos incluidos).

Esto significa que tu software de facturación debe generar registros inalterables, firmados digitalmente, con códigos QR de verificación y con capacidad de enviar los datos a la Agencia Tributaria. Si tu programa actual no hace esto, necesitas cambiarlo o actualizarlo antes de esas fechas.

Factura electrónica B2B (envío y recepción)

Además de que tu software cumpla con Verifactu, las facturas que envíes a otras empresas tienen que ser electrónicas en formato estructurado:

1 de octubre de 2027: empresas con facturación superior a 8 millones de euros anuales.
1 de octubre de 2028: el resto de empresas y autónomos.

A partir de esas fechas, no vale enviar un PDF por email. Las facturas tienen que ir en un formato que permita procesamiento automático: Facturae, UBL, EDIFACT o CII/CEFACT.

Resumen visual de plazos

Obligación	Quién	Fecha límite
Verifactu (software adaptado)	Sociedades	1 de enero de 2027
Verifactu (software adaptado)	Autónomos y resto	1 de julio de 2027
Factura electrónica B2B	Facturación > 8M euros	1 de octubre de 2027
Factura electrónica B2B	Todas las empresas y autónomos	1 de octubre de 2028

Qué es Verifactu y qué exige a tu software

Verifactu es el sistema de la Agencia Tributaria que busca acabar con la manipulación de facturas. La idea es simple: cada factura que emitas queda registrada de forma inalterable y la Agencia Tributaria puede verificarla en tiempo real.

Lo que tu software de facturación tiene que hacer

Para cumplir con Verifactu, el programa que uses para facturar tiene que:

Generar registros inalterables. Cada factura genera un registro que no se puede modificar después. Si necesitas corregir algo, emites una factura rectificativa. No puedes borrar ni editar el registro original.
Firmar digitalmente cada registro. Cada registro de facturación lleva una firma digital que garantiza su autenticidad.
Incluir un código QR. Cada factura lleva un código QR que permite a cualquiera verificar su autenticidad con la Agencia Tributaria.
Encadenar registros. Cada nuevo registro está vinculado al anterior mediante un hash criptográfico. Esto crea una cadena de facturas donde es imposible insertar, eliminar o modificar un registro sin que se detecte.
Enviar datos a la Agencia Tributaria. Los programas deben tener la capacidad de enviar los registros de facturación directamente a la Agencia Tributaria, ya sea en tiempo real o bajo demanda.

Qué pasa si tu software no cumple

Las sanciones son significativas. La Agencia Tributaria puede imponer multas de hasta 50.000 euros a empresas y autónomos que no tengan sus sistemas adaptados. Y para los proveedores de software que vendan programas no conformes, las sanciones pueden llegar a 150.000 euros por ejercicio.

El sistema gratuito de la Agencia Tributaria

La Agencia Tributaria ha puesto a disposición un sistema gratuito de facturación digital bajo el nombre Verifactu. Está pensado para autónomos y micropymes que no quieran invertir en software de pago. Cubre las funcionalidades básicas: emitir facturas, generar registros conformes y enviarlos a la Agencia Tributaria.

Si tu volumen de facturación es bajo y tus necesidades son simples, esta herramienta gratuita puede ser suficiente. Si necesitas integraciones con tu CRM, tu tienda online o tu sistema de gestión, vas a necesitar un software más completo.

Qué formatos de factura electrónica son válidos

No cualquier archivo digital es una factura electrónica. Un PDF no cuenta. Un Excel tampoco. Los formatos aceptados son:

Facturae: el formato estándar español. Es XML estructurado y el más utilizado en la administración pública española. Si ya facturas a la administración, probablemente ya lo usas.
UBL (Universal Business Language): estándar internacional ampliamente usado en la Unión Europea.
EDIFACT: formato veterano utilizado en grandes empresas y cadenas de suministro.
CII/CEFACT: otro estándar internacional compatible con la normativa europea.

Lo importante: el formato tiene que permitir el procesamiento automático. Es decir, un sistema puede leer la factura, extraer los datos (importe, IVA, cliente, concepto) y procesarlos sin intervención humana. Un PDF no permite eso. Un XML en formato Facturae o UBL sí.

Si usas un software de facturación actualizado (Holded, Sage, Quaderno, Odoo o similar), la actualización al formato correcto debería llegar como parte de una actualización del propio software. Pero compruébalo. No des por hecho que tu proveedor va a tenerlo listo a tiempo.

Cómo afecta esto a tu empresa en la práctica

Vamos a lo concreto. Dependiendo de tu situación actual, el impacto es diferente.

Si facturas con un software de suscripción (Holded, Sage, Quaderno...)

Tu proveedor debería actualizar el software para cumplir con Verifactu y con los formatos de factura electrónica. Pero "debería" no es "va a". Contacta con tu proveedor y confirma:

Si su software ya cumple con Verifactu o cuándo lo hará.
Si genera facturas en formato Facturae o UBL.
Si puede enviar registros directamente a la Agencia Tributaria.
Si necesitas actualizar tu plan o pagar un módulo adicional.

No esperes a que te avisen. Pregunta ahora.

Si facturas con Excel o Word

Necesitas cambiar. No hay forma de cumplir con Verifactu ni con la factura electrónica obligatoria generando facturas en una hoja de cálculo. Necesitas un software de facturación que genere registros conformes, firme digitalmente y envíe datos a la Agencia Tributaria.

Puedes usar la herramienta gratuita de la Agencia Tributaria o invertir en un software comercial. Pero dejar de facturar con Excel no es opcional a partir de 2027.

Si tienes software a medida

Aquí el trabajo es mayor pero también más controlable. Tu equipo de desarrollo (o tu partner tecnológico) necesita:

Adaptar el sistema de facturación a los requisitos de Verifactu: registros inalterables, firma digital, encadenamiento de registros, código QR.
Implementar la generación de facturas en formato Facturae o UBL.
Desarrollar la integración con la Agencia Tributaria para el envío de registros.
Incluir la capacidad de recibir y procesar facturas electrónicas de tus proveedores.

Esto no es un proyecto de un fin de semana. Es un desarrollo que conviene planificar con tiempo.

Si eres autónomo con poco volumen

Tienes hasta julio de 2027 para Verifactu y hasta octubre de 2028 para la factura electrónica B2B. La herramienta gratuita de la Agencia Tributaria puede ser suficiente para ti. Pero empieza a familiarizarte con ella antes de que sea obligatorio. Aprender un sistema nuevo con la fecha límite encima nunca sale bien.

Qué tiene que ver esto con la transformación digital

Mucho. La factura electrónica obligatoria es, en la práctica, el primer paso de digitalización forzada para millones de empresas en España. Y como ocurre con toda transformación digital, puedes vivirla como una carga burocrática o como una oportunidad para mejorar cómo funciona tu empresa.

La versión mínima: cumplir y ya

Actualizas tu software de facturación, cumples con los plazos y sigues como estabas. Es legítimo. Si tu empresa funciona bien y tus procesos están controlados, puede ser suficiente.

La versión inteligente: aprovechar el cambio

Si de todas formas tienes que tocar tu sistema de facturación, es buen momento para preguntarte qué más podrías mejorar:

Conectar facturación con tu CRM. Que cuando un comercial cierre una venta, la factura se genere sola. Sin copiar datos a mano. Sin errores.
Automatizar la conciliación bancaria. Que tu sistema cruce facturas emitidas con cobros recibidos y te avise de los impagos automáticamente.
Centralizar la gestión. Si tienes datos de clientes en tres sitios distintos, facturación en otro y la gestión de proyectos en Excel, este es el momento de unificarlo todo en un sistema de gestión que funcione.
Automatizar procesos repetitivos. Herramientas como n8n permiten conectar tu software de facturación con el resto de herramientas que usas, eliminando tareas manuales.

La obligación legal es el empujón. Lo que hagas con él depende de ti.

Plan de acción: cómo prepararte paso a paso

No hace falta que hagas todo a la vez. Pero sí que empieces. Este es un plan realista para una pyme que quiera llegar preparada.

Paso 1: Audita tu situación actual (esta semana)

Responde a estas preguntas:

¿Qué software usas para facturar?
¿Cumple ya con Verifactu? (Pregunta al proveedor)
¿En qué formato envías las facturas a tus clientes? (PDF, papel, Facturae...)
¿Cómo recibes las facturas de tus proveedores?
¿Tu sistema de facturación está conectado con tu contabilidad, tu CRM o tu banco?

Paso 2: Contacta con tu proveedor de software (este mes)

Si usas un software comercial, pide por escrito un compromiso de fechas para la adaptación a Verifactu y a la factura electrónica B2B. Si no te dan una respuesta clara, empieza a buscar alternativas.

Paso 3: Planifica la adaptación (antes de octubre 2026)

Si necesitas cambiar de software o desarrollar integraciones, no esperes al último momento. Un cambio de sistema de facturación afecta a toda la operación: contabilidad, impuestos, relaciones con clientes y proveedores. Necesitas tiempo para migrar datos, formar al equipo y probar que todo funciona.

Paso 4: Implementa y prueba (antes de los plazos)

Implementa los cambios con margen. Si tu fecha límite de Verifactu es enero de 2027, no empieces en diciembre de 2026. Empieza al menos tres meses antes para tener tiempo de resolver problemas sin presión.

Paso 5: Aprovecha el cambio (opcional pero recomendable)

Si ya estás tocando el sistema, valora si tiene sentido dar un paso más: conectar la facturación con el resto de tu gestión, automatizar procesos y eliminar trabajo manual. Lo que hoy es opcional, mañana será necesario.

Preguntas frecuentes

¿Afecta a las facturas a particulares (B2C)?

No. La obligación de factura electrónica B2B se aplica solo a operaciones entre empresas y profesionales. Las facturas a consumidores finales quedan fuera por ahora.

¿Puedo seguir enviando PDFs?

No como factura electrónica válida. Puedes enviar un PDF como copia visual para tu cliente, pero la factura oficial tiene que ir en formato estructurado (Facturae, UBL, etc.). El PDF no cumple el requisito de procesamiento automático.

¿Qué pasa si mi proveedor no me envía facturas electrónicas?

Desde octubre de 2027 (grandes empresas) u octubre de 2028 (resto), tus proveedores están obligados a enviarte facturas electrónicas. Si no lo hacen, están incumpliendo la normativa. Tú necesitas tener un sistema capaz de recibirlas y procesarlas.

¿Verifactu significa que Hacienda ve todas mis facturas en tiempo real?

No necesariamente en tiempo real, pero sí puede solicitarlas en cualquier momento. Los programas de facturación deben tener la capacidad de enviar los registros a la Agencia Tributaria, ya sea de forma automática o bajo requerimiento. En la práctica, Hacienda tendrá acceso a mucha más información sobre la facturación de las empresas que la que tiene ahora.

¿Cuánto cuesta adaptarse?

Depende de tu punto de partida. Si usas un software comercial, puede ser tan simple como una actualización sin coste. Si facturas con Excel, necesitas un software nuevo (desde 0 euros con la herramienta gratuita de la Agencia Tributaria hasta 30-100 euros/mes con un software comercial). Si tienes software a medida, la adaptación requiere un proyecto de desarrollo que puede costar entre 2.000 y 10.000 euros dependiendo de la complejidad.

Siguiente paso

Si no sabes por dónde empezar o si tu sistema actual está preparado, podemos ayudarte. En Borah trabajamos con pymes que necesitan adaptar sus sistemas a las nuevas obligaciones digitales, tanto si necesitas elegir el software adecuado como si tienes software a medida que necesita actualizarse.

Empieza con un diagnóstico digital gratuito para saber dónde estás. O si ya tienes claro que necesitas ayuda técnica, hablemos de tu proyecto.